Checklist 8 bước đưa nông sản Việt ra thế giới

Việt Nam có nhiều lợi thế về nông sản: vùng nguyên liệu phong phú, nhiều sản phẩm đặc sản và năng lực sản xuất ngày càng được cải thiện. Nhưng để một sản phẩm từ nông trại Việt Nam xuất hiện trên kệ hàng tại Nhật Bản, Hàn Quốc, châu Âu, Mỹ hay các thị trường khác, sản phẩm tốt mới chỉ là điểm bắt đầu.

Doanh nghiệp còn phải giải quyết hàng loạt vấn đề từ lựa chọn thị trường, vùng nguyên liệu, tiêu chuẩn chất lượng, truy xuất nguồn gốc, bao bì, hồ sơ xuất khẩu cho tới tiếp cận buyer.

Vậy xuất khẩu nông sản cần chuẩn bị những gì?

Dưới đây là checklist 8 bước đưa nông sản Việt ra thị trường quốc tế mà doanh nghiệp, hợp tác xã và chủ thể OCOP có thể tham khảo.

Tóm tắt nhanh: Một sản phẩm nông sản muốn xuất khẩu cần được chuẩn bị đồng bộ từ thị trường → vùng nguyên liệu → tiêu chuẩn → truy xuất → bao bì → hồ sơ xuất khẩu → Hồ sơ số sản phẩm → buyer quốc tế.

1. Chọn thị trường xuất khẩu

Sai lầm đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là có sản phẩm rồi mới đặt câu hỏi:

“Bây giờ chúng ta có thể xuất đi đâu?”

Nên làm ngược lại:

Thị trường cần gì → doanh nghiệp có đáp ứng được không → sau đó mới xây dựng sản phẩm phù hợp.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Quốc gia và phân khúc khách hàng mục tiêu.
• Nhu cầu đối với sản phẩm.
• Điều kiện nhập khẩu.
• Tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm.
• Quy định về bao bì, nhãn hàng hóa.
• Yêu cầu kiểm dịch.
• Yêu cầu riêng của importer/buyer.
• Đối thủ và mức giá trên thị trường.

Một sản phẩm phù hợp với thị trường này chưa chắc đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của thị trường khác.

Checklist bước 1:

☐ Quốc gia mục tiêu
☐ Khách hàng mục tiêu
☐ Điều kiện nhập khẩu
☐ Tiêu chuẩn sản phẩm
☐ Đối thủ cạnh tranh
☐ Giá và định vị sản phẩm

2. Chuẩn hóa vùng nguyên liệu

Đối với nông sản, câu chuyện xuất khẩu không bắt đầu tại nhà máy. Nó bắt đầu từ vùng nguyên liệu. Doanh nghiệp cần từng bước xây dựng khả năng quản lý và chứng minh:

Sản phẩm được trồng ở đâu? Ai sản xuất? Quy trình canh tác như thế nào? Khi nào thu hoạch?

Các dữ liệu có thể bao gồm:

• Vùng sản xuất.
• Hộ sản xuất/hợp tác xã.
• Giống cây trồng.
• Nhật ký canh tác.
• Vật tư đầu vào.
• Thời gian gieo trồng.
• Thời gian thu hoạch.
• Mã vùng trồng khi thị trường yêu cầu.

Khi dữ liệu vùng nguyên liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, việc truy xuất và xây dựng hồ sơ sản phẩm sau này trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.

3. Đáp ứng tiêu chuẩn và kiểm nghiệm

Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quá trình xuất khẩu nông sản. Tùy sản phẩm, thị trường và yêu cầu của buyer, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng các nhóm yêu cầu khác nhau liên quan đến:

An toàn thực phẩm, dư lượng, kiểm dịch, quy trình sản xuất, hệ thống quản lý chất lượng và chứng nhận.

Một số tài liệu/chứng nhận thường được doanh nghiệp quan tâm gồm:

• Phiếu kiểm nghiệm.
• Certificate of Analysis – COA.
• Chứng nhận kiểm dịch theo trường hợp áp dụng.
• VietGAP.
• GlobalG.A.P.
• HACCP.
• ISO 22000.
• Organic.
• Các chứng nhận khác theo yêu cầu của thị trường/buyer.

Điểm cần lưu ý là không phải chứng nhận nào cũng bắt buộc đối với mọi loại nông sản và mọi thị trường.

Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu cụ thể cho từng trường hợp trước khi triển khai.

4. Xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc

Buyer ngày càng quan tâm không chỉ đến câu hỏi:

“Sản phẩm này là gì?”

mà còn:

“Sản phẩm này đến từ đâu?”

Một hệ thống truy xuất tốt cần có khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt hành trình:

Vùng trồng → Thu hoạch → Sơ chế → Chế biến → Đóng gói → Batch/Lot → Phân phối/Xuất khẩu.

Ví dụ, khi quét QR trên một hộp nông sản, người dùng có thể tiếp cận các thông tin liên quan tới:

Nguồn gốc → Nhà sản xuất → Lô sản phẩm → Quy trình → Chứng nhận → Kiểm nghiệm.

Đây không chỉ là vấn đề tuân thủ. Truy xuất nguồn gốc còn là công cụ tạo niềm tin.

5. Chuẩn hóa bao bì và nhãn hàng hóa

Bao bì xuất khẩu phải thực hiện đồng thời nhiều nhiệm vụ:

Bảo vệ sản phẩm + phục vụ logistics + cung cấp thông tin + tuân thủ yêu cầu thị trường + xây dựng thương hiệu.

Doanh nghiệp cần kiểm tra các yếu tố như:

• Quy cách đóng gói.
• Chất liệu bao bì.
• Khả năng bảo quản.
• Ngôn ngữ trên nhãn.
• Tên sản phẩm.
• Khối lượng.
• Xuất xứ.
• Nhà sản xuất/nhà xuất khẩu.
• Batch/Lot.
• Ngày sản xuất và hạn sử dụng khi áp dụng.
• Điều kiện bảo quản.
• Các nội dung bắt buộc khác theo thị trường.

Đừng xem QR chỉ là một đường link. Một mã QR trên bao bì có thể trở thành điểm chạm số giữa sản phẩm và thị trường. Thay vì chỉ dẫn về website doanh nghiệp, QR có thể mở trực tiếp Hồ sơ số của chính sản phẩm đó.

6. Hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu

Một giao dịch xuất khẩu thường liên quan đến nhiều loại chứng từ. Tùy mặt hàng và thị trường, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị:

• Hợp đồng thương mại.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Hồ sơ khai báo hải quan.
• Chứng nhận xuất xứ C/O khi áp dụng.
• Chứng từ kiểm dịch.
• Chứng từ kiểm nghiệm/chất lượng.
• Các hồ sơ chuyên ngành liên quan.

Bên cạnh giấy tờ, doanh nghiệp cần làm rõ với buyer:

MOQ – giá – Incoterms – phương thức thanh toán – thời gian giao hàng – quy cách đóng gói.

Một bộ hồ sơ chuyên nghiệp giúp quá trình trao đổi B2B nhanh và đáng tin cậy hơn.

7. Tạo Hồ sơ số sản phẩm

Đây là bước giúp kết nối các dữ liệu đang nằm rời rạc thành một trải nghiệm thống nhất. Một doanh nghiệp có thể có:

Chứng nhận nằm trong PDF, kết quả kiểm nghiệm trong email, thông tin vùng trồng trong Excel, video nhà máy trên YouTube, catalogue trong Google Drive và thông tin sản phẩm trên website.

Buyer phải tự tìm kiếm từng nơi. Một Hồ sơ số sản phẩm – Digital Product Passport có thể tập hợp các lớp thông tin quan trọng vào một điểm truy cập.

Hồ sơ số cho nông sản xuất khẩu có thể gồm:

Thông tin sản phẩm
Tên, chủng loại, đặc tính, quy cách.

Nguồn gốc
Quốc gia, địa phương, vùng nguyên liệu.

Truy xuất
Thông tin về quá trình hình thành và lô sản phẩm.

Chứng nhận
Các chứng nhận doanh nghiệp/sản phẩm đang sở hữu.

Kết quả kiểm nghiệm
Các tài liệu liên quan tới chất lượng sản phẩm.

Nhà máy
Thông tin và hình ảnh cơ sở sản xuất.

Hình ảnh & video
Vùng nguyên liệu, sản xuất, đóng gói và sản phẩm.

Thông tin nhà xuất khẩu
Doanh nghiệp, website và phương thức liên hệ.

Đa ngôn ngữ
Giúp buyer và người tiêu dùng tại nhiều thị trường dễ tiếp cận thông tin hơn.

8. Tiếp cận buyer và thị trường quốc tế

Có sản phẩm đạt chuẩn nhưng không có buyer thì hoạt động xuất khẩu vẫn chưa thể hình thành. Doanh nghiệp cần xây dựng một bộ công cụ bán hàng quốc tế, chẳng hạn:

• Website.
• Company Profile.
• Catalogue.
• Product Specification.
• Hình ảnh/video.
• Sample.
• Báo giá.
• MOQ.
• Incoterms.
• Payment Terms.
• Hồ sơ năng lực sản xuất.
• Hồ sơ số sản phẩm.

Sau đó có thể tiếp cận:

Importer → Distributor → Wholesaler → Retailer → B2B Marketplace → Hội chợ → Chương trình xúc tiến thương mại.

Đặc biệt, hãy đặt mình vào vị trí buyer.

Nếu buyer chỉ có 30 giây để đánh giá sơ bộ một sản phẩm, doanh nghiệp sẽ cho họ xem điều gì? Đây chính là lúc Hồ sơ số phát huy giá trị.

Từ một mã QR đến “hộ chiếu số” của nông sản Việt

Hãy hình dung một buyer tại Nhật Bản nhận được mẫu sản phẩm từ Việt Nam. Trên bao bì có QR.

Buyer quét mã và ngay lập tức nhìn thấy:

Sản phẩm → Vùng nguyên liệu → Truy xuất → Nhà máy → Chứng nhận → Kiểm nghiệm → Video → Nhà xuất khẩu → Liên hệ.

Thay vì một QR chỉ dẫn đến một đường link, doanh nghiệp đang tạo ra một điểm truy cập dữ liệu cho sản phẩm. Đó cũng là cách Checkgo tiếp cận khái niệm:

Digital Product Passport – Hồ sơ số sản phẩm

Không chỉ để trả lời: “Đây là sản phẩm gì?” mà quan trọng hơn: “Tại sao tôi có thể tin sản phẩm này?”

Checkgo hỗ trợ doanh nghiệp nông sản như thế nào?

Checkgo định hướng xây dựng nền tảng Hồ sơ số sản phẩm, giúp doanh nghiệp số hóa thông tin sản phẩm, minh bạch dữ liệu và kết nối với khách hàng thông qua QR.

Với doanh nghiệp nông sản và xuất khẩu, Hồ sơ số có thể trở thành nơi tập hợp các lớp dữ liệu quan trọng của sản phẩm, từ thông tin cơ bản, nguồn gốc, chứng nhận, truy xuất đến hình ảnh, video và thông tin doanh nghiệp.

Từ đó hình thành hành trình:

NÔNG TRẠI → SẢN PHẨM → HỒ SƠ SỐ → QR → BUYER → THỊ TRƯỜNG TOÀN CẦU

Mỗi sản phẩm đều có một Hồ sơ số.

Checkgo – Minh bạch thông tin, nâng tầm thương hiệu, kết nối thị trường.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu nông sản cần những gì?

Doanh nghiệp cần xác định thị trường, chuẩn hóa vùng nguyên liệu, đáp ứng tiêu chuẩn và kiểm nghiệm, xây dựng truy xuất nguồn gốc, hoàn thiện bao bì/nhãn, chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu, xây dựng hồ sơ sản phẩm và tìm kiếm buyer. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào từng sản phẩm và quốc gia nhập khẩu.

Truy xuất nguồn gốc có cần thiết khi xuất khẩu nông sản không?

Khả năng truy xuất ngày càng quan trọng trong chuỗi cung ứng nông sản. Phạm vi và hình thức bắt buộc phụ thuộc vào mặt hàng, thị trường và quy định áp dụng. Ngoài tuân thủ, truy xuất còn giúp buyer hiểu và kiểm chứng nguồn gốc sản phẩm.

QR trên bao bì nông sản xuất khẩu nên chứa gì?

QR có thể dẫn đến Hồ sơ số gồm thông tin sản phẩm, vùng nguyên liệu, truy xuất, chứng nhận, kết quả kiểm nghiệm, nhà máy, hình ảnh/video và thông tin nhà xuất khẩu.

Digital Product Passport là gì?

Digital Product Passport có thể hiểu là một hồ sơ số tập hợp và cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến một sản phẩm trong suốt vòng đời hoặc chuỗi giá trị của sản phẩm. Nội dung và yêu cầu pháp lý cụ thể phụ thuộc từng ngành và thị trường.

Checkgo có phải chỉ là phần mềm tạo QR không?

Không. QR là một điểm truy cập. Giá trị cốt lõi nằm ở Hồ sơ số và hệ thống dữ liệu phía sau mã QR, giúp doanh nghiệp quản lý, trình bày và kết nối thông tin sản phẩm với người quét.