Hồ sơ số sản phẩm là gì? Gồm gì và cách tạo miễn phí

Hồ sơ số sản phẩm là tập hợp toàn bộ dữ liệu điện tử của một sản phẩm: định danh, thông tin sản phẩm, nguồn gốc, chứng nhận và lịch sử vòng đời. Người mua mở hồ sơ bằng cách quét mã QR trên bao bì, còn doanh nghiệp cập nhật hồ sơ bất cứ lúc nào mà không phải in lại bao bì.

Tóm tắt

Hồ sơ số sản phẩm tập hợp thông tin định danh, đặc điểm, nguồn gốc, chứng nhận và lịch sử của sản phẩm trên một trang điện tử. Người mua có thể mở hồ sơ qua mã QR; doanh nghiệp chủ động cập nhật dữ liệu và bổ sung các tính năng như truy xuất theo lô, chăm sóc khách hàng hoặc phân tích lượt quét. Hồ sơ số cũng giúp doanh nghiệp chuẩn bị dữ liệu khi cần đáp ứng yêu cầu về hộ chiếu số và UID

Hồ sơ số sản phẩm dùng để làm gì?

Hồ sơ số gom thông tin đang nằm rải rác trên bao bì, catalogue, website và giấy chứng nhận về một chỗ, gắn với từng sản phẩm. Mỗi sản phẩm có một trang riêng. Trang này có thể chi tiết tới từng lô hoặc từng đơn vị hàng.

Với người mua, hồ sơ trả lời câu hỏi "sản phẩm này từ đâu, ai làm, có chứng nhận gì". Với doanh nghiệp, hồ sơ là nền dữ liệu để truy xuất, bảo hành, chăm sóc khách và chuẩn bị xuất khẩu.

Một hồ sơ số sản phẩm gồm những gì?

Một hồ sơ đầy đủ gồm 10 nhóm dữ liệu. Để hồ sơ hữu ích ngay từ đầu, doanh nghiệp nên ưu tiên ba nhóm dữ liệu: định danh, thông tin sản phẩm và chứng nhận hoặc tài liệu chất lượng liên quan

Hồ sơ số khác website và tem QR thông thường thế nào?

Website giới thiệu doanh nghiệp. Hồ sơ số giới thiệu từng sản phẩm. Hai thứ này bổ trợ nhau chứ không thay thế nhau.

Tiêu chí	Website	Tem QR trỏ link	Hồ sơ số sản phẩm
Đơn vị thông tin	Cả doanh nghiệp	Một đường link cố định	Từng sản phẩm, lô hoặc đơn vị
Cách mở	Gõ địa chỉ, tìm kiếm	Quét QR	Quét QR trên bao bì hoặc link chia sẻ
Cập nhật	Sửa trang	Phải in lại tem nếu đổi link	Sửa hồ sơ, không in lại
Sau khi bán	Hotline, biểu mẫu chung	Không có	Bảo hành, hỏi đáp gắn với đúng sản phẩm
Dữ liệu thu được	Lượt truy cập	Thường không có	Lượt quét theo sản phẩm, khu vực, thời điểm

6 dấu hiệu doanh nghiệp nên làm hồ sơ số, dù đã có website:

• Khách quét QR trên bao bì nhưng chỉ về được trang chủ.
• Mỗi bộ phận dùng một phiên bản thông tin sản phẩm khác nhau.
• Cần tra cứu theo lô hoặc theo từng đơn vị hàng.
• Bán qua đại lý nên không nhận được phản hồi trực tiếp từ người mua.
• Yêu cầu bảo hành, hỗ trợ không gắn được với đúng sản phẩm.
• Muốn biết khách làm gì sau khi quét, không chỉ đếm lượt quét.

Nếu danh mục ít, ít thay đổi và không cần quản lý theo lô, tối ưu website hiện có có thể là đủ.

Hồ sơ số có phải là hộ chiếu số sản phẩm không?

Không hoàn toàn. Theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa sửa đổi, số 78/2025/QH15, hộ chiếu số là tập hợp thông tin về sản phẩm và chuỗi cung ứng của sản phẩm, đọc được bằng thiết bị phù hợp. Hồ sơ số là nền dữ liệu doanh nghiệp tự xây. Hộ chiếu số là bước tiếp theo, áp dụng khi sản phẩm thuộc diện phải có.

Nghị định 372/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2027, quy định hoạt động định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc trên nền tảng quốc gia thông qua mã UID. Việc áp dụng bắt buộc tập trung vào sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao, theo danh mục và lộ trình do bộ quản lý ngành xác định. Với nhóm rủi ro trung bình và thấp, việc áp dụng được khuyến khích thực hiện tự nguyện. Mã UID có thể gắn với từng đơn vị sản phẩm hoặc một lô, mẻ cụ thể; không thay thế GTIN hay các mã truy xuất đã được cấp hợp pháp. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm sớm, đồng thời theo dõi hướng dẫn áp dụng cho ngành hàng của mình.

Doanh nghiệp được gì khi có hồ sơ số?

1. Minh bạch với người mua: người mua tự kiểm tra được xuất xứ, thành phần và chứng nhận còn hiệu lực.
2. Sửa không cần in lại: có chứng nhận mới thì cập nhật hồ sơ, bao bì đã in vẫn dùng tiếp.
3. Truy xuất theo lô: quản lý số lô, GTIN, vùng nguyên liệu và lịch sử phân phối.
4. Biết ai đang quét: biết số lượt quét, khu vực, thời điểm và khách quay lại.
5. Hậu mãi gắn sản phẩm: bảo hành, hỏi đáp, tích điểm đi thẳng từ mã QR.
6. Sẵn dữ liệu cho xuất khẩu: khi thị trường hoặc quy định yêu cầu hộ chiếu số, chỉ cần bổ sung chứ không phải làm từ đầu.

Hồ sơ số không tự chứng minh sản phẩm là hàng thật và không thay cho việc công bố chất lượng theo quy định.

Tạo hồ sơ số sản phẩm đầu tiên như thế nào?

1. Chọn 1 sản phẩm bán chạy nhất, gom ảnh, thành phần, quy cách và bản scan các chứng nhận còn hiệu lực.
2. Đăng ký gói Free trên Checkgo (0đ, tối đa 5 sản phẩm), nhập 3 nhóm dữ liệu bắt buộc.
3. Lấy mã QR, in thử lên tem hoặc bao bì, quét bằng điện thoại để kiểm tra.
4. Bổ sung nguồn gốc, video, tài liệu. Khi cần nhiều sản phẩm hoặc truy xuất theo lô, nâng gói.

Gói (chưa VAT)	Trả theo năm / tháng	Số sản phẩm	Checkgo ID/năm
Free	0đ	5	–
Seed	290.000đ / 390.000đ/tháng	20	20.000
Growth	790.000đ / 990.000đ/tháng	50	200.000
Pro	1.590.000đ / 1.990.000đ/tháng	Fair use	500.000
Enterprise	Báo giá riêng	Theo nhu cầu	Theo nhu cầu