Tem truy xuất nguồn gốc nông sản và cách triển khai
Một túi gạo, hộp trà hay giỏ trái cây có thể đi qua nhiều công đoạn trước khi đến tay người mua. Người làm sản phẩm hiểu rõ hành trình ấy; khách hàng thường chỉ nhìn thấy thành phẩm. Khi được nối với dữ liệu đúng và cập nhật đều đặn, tem truy xuất nguồn gốc nông sản giúp doanh nghiệp kể rõ hơn hành trình sản phẩm và tìm lại thông tin khi cần xử lý một lô hàng.
Một chiếc QR tự nó không tạo ra khả năng truy xuất. Giá trị nằm ở dữ liệu được ghi nhận, cách dữ liệu gắn với từng sản phẩm hoặc lô hàng và quy trình được duy trì trong hoạt động hằng ngày.
Tóm tắt
- Tem truy xuất dùng mã định danh, thường là QR, để đưa người dùng đến thông tin sản phẩm hoặc dữ liệu theo lô.
- QR dẫn tới trang giới thiệu chung giúp khách tìm hiểu sản phẩm, nhưng chưa đủ để xác định nguồn nguyên liệu hay hành trình của một lô cụ thể.
- Doanh nghiệp cần chọn phạm vi truy xuất, chuẩn hóa dữ liệu, phân công người cập nhật và thử quét tem trên mẫu thật.
- Checkgo hỗ trợ tổ chức dữ liệu và Hồ sơ số; Printgo hỗ trợ thiết kế, in tem nhãn và bao bì theo phương án đã thống nhất.
Tem truy xuất nguồn gốc nông sản là gì?
Tem truy xuất nguồn gốc nông sản là nhãn có mã định danh để tra cứu thông tin liên quan đến sản phẩm trong phạm vi dữ liệu doanh nghiệp đã ghi nhận. QR là một cách phổ biến để người mua dùng điện thoại mở thông tin trên trang web.
Có thể hình dung qua ba lớp: tem giúp nhận diện, mã giúp mở đúng nơi, dữ liệu cho biết điều gì đã diễn ra. Chẳng hạn, QR trên túi cà phê có thể mở trang giới thiệu thương hiệu. Nếu muốn biết túi cà phê thuộc lô nào, nguyên liệu từ đâu và được đóng gói khi nào, những thông tin ấy phải được ghi nhận và liên kết riêng.
Vì vậy, trang có logo, hình ảnh và câu chuyện thương hiệu có thể hữu ích cho người mua, nhưng chưa đồng nghĩa với truy xuất đến từng lô hàng.
Truy xuất rõ ràng giúp gì cho người mua và doanh nghiệp?
Khi người mua hỏi “Sản phẩm này đến từ đâu?”, họ cần thông tin cụ thể để hiểu thêm về sản phẩm trước khi lựa chọn. Hồ sơ về cơ sở sản xuất, vùng nguyên liệu, quy trình, tài liệu phù hợp và cách liên hệ giúp câu trả lời rõ ràng hơn.
Dữ liệu truy xuất còn hỗ trợ doanh nghiệp khi phát sinh phản hồi. Ví dụ, nếu khách báo vấn đề ở một lô mật ong, cơ sở cần xác định lô đó liên quan đến nguồn nguyên liệu nào và đã giao cho những đầu mối nào trong phạm vi quản lý. Ghi chép rời rạc trong sổ, tin nhắn và bảng tính khiến việc rà soát chậm hơn; dữ liệu có liên kết giúp khoanh vùng và kiểm tra có cơ sở hơn.
GS1 Global Traceability Standard đề cập đến việc theo dõi sản phẩm trong chuỗi cung ứng và xác định các điểm sản phẩm đã đi qua. Phạm vi truy xuất của từng doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào dữ liệu thực tế được ghi nhận.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu nào?
Hãy bắt đầu từ câu hỏi cần trả lời. Nếu mục tiêu là giúp khách hiểu sản phẩm, doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ giới thiệu. Nếu cần truy xuất theo lô, cần thêm dữ liệu vận hành và mối liên hệ giữa các công đoạn.
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ thông tin cần ghi nhận |
|---|---|
| Sản phẩm và đơn vị | Tên, quy cách, đơn vị chịu trách nhiệm, thông tin liên hệ |
| Nguồn nguyên liệu | Nhà cung cấp, địa điểm sản xuất, vùng trồng; mã số vùng trồng nếu có và phù hợp |
| Sản xuất và thu hoạch | Thời điểm, công đoạn, đơn vị thực hiện, nhật ký liên quan |
| Lô và đóng gói | Mã lô, ngày đóng gói, số lượng, liên kết với nguyên liệu đầu vào |
| Giao nhận | Đơn vị giao, đơn vị nhận, thời gian và số lượng nếu phạm vi truy xuất bao gồm khâu lưu thông |
| Tài liệu | Chứng nhận, kết quả kiểm nghiệm và chứng từ áp dụng cho đúng sản phẩm, cơ sở và thời hạn |
Bảng này là gợi ý vận hành, không phải danh mục pháp lý bắt buộc áp dụng chung cho mọi loại nông sản. Doanh nghiệp nên xác định trường dữ liệu theo sản phẩm, quy trình và yêu cầu của thị trường mình phục vụ.
Nếu một mẻ nguyên liệu được chia thành nhiều lô hoặc nhiều nguồn được phối trộn, cần ghi được mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra. Hồ sơ hiển thị cho người mua có thể ngắn gọn; doanh nghiệp không cần công khai mọi chứng từ nội bộ khi khách quét mã. Việc ghi nhận thông tin qua các công đoạn sản xuất, chế biến và lưu thông cũng được đề cập trong nội dung của Bộ Khoa học và Công nghệ về hệ thống truy xuất nguồn gốc nông sản.
Một mã QR có thể dùng cho nhiều sản phẩm không?
Điều này phụ thuộc vào mức độ chi tiết doanh nghiệp muốn quản lý:
- Theo dòng sản phẩm: phù hợp với thông tin chung như câu chuyện, thành phần, hướng dẫn sử dụng và kênh liên hệ.
- Theo lô: mỗi lô có định danh riêng để mở dữ liệu của đợt sản xuất hoặc đóng gói tương ứng.
- Theo từng sản phẩm: mỗi đơn vị có mã riêng khi doanh nghiệp cần quản lý ở cấp sản phẩm.
Ví dụ, hai đợt đóng gói mật ong có thể dùng cùng một thiết kế nhãn. Nếu cần xem dữ liệu riêng của từng đợt, mã hoặc thông tin trên mã phải phân biệt được hai lô; cùng dẫn đến một trang giới thiệu chung sẽ không làm được việc đó.
Tem truy xuất cũng không mặc nhiên là tem chống giả. QR thông thường có thể bị sao chép. Nếu doanh nghiệp cần xác thực hàng hóa, cần lựa chọn cơ chế kiểm soát riêng phù hợp với rủi ro và cách vận hành.
Cách triển khai tem truy xuất nguồn gốc
Bước 1: Chọn một sản phẩm và xác định phạm vi.
Bắt đầu với sản phẩm chủ lực hoặc một sản phẩm có dữ liệu tương đối đầy đủ. Xác định cần cung cấp thông tin cho người mua hay truy xuất tới lô, công đoạn và điểm giao nhận nào.
Bước 2: Rà soát dữ liệu và người phụ trách.
Thống nhất cách đặt mã, trường thông tin, người nhập và người kiểm tra. Ghi nhận dữ liệu theo quy trình sản xuất thay vì chờ đến lúc cần in tem mới tập hợp.
Bước 3: Liên kết mã với đúng hồ sơ hoặc lô.
Thử quét mã và xác nhận nội dung mở ra đúng sản phẩm, đúng lô. Nếu dữ liệu được cập nhật, cần có cách theo dõi thay đổi để nhân viên biết thông tin nào đang có hiệu lực.
Bước 4: Thiết kế và thử tem trên mẫu thật.
Kiểm tra vị trí, kích thước và khả năng quét trên bao bì thực tế. Bề mặt túi giấy, chai lạnh hay thùng vận chuyển có thể đòi hỏi cách in và vật liệu khác nhau.
Bước 5: Thử truy ngược trước khi mở rộng.
Chọn ngẫu nhiên một sản phẩm đã dán tem. Nhân viên có tìm được lô, nguyên liệu liên quan và thông tin giao nhận trong phạm vi doanh nghiệp quản lý không? Nếu chưa, hãy bổ sung dữ liệu hoặc điều chỉnh quy trình trước khi triển khai rộng.
Checkgo kết hợp Printgo triển khai tem như thế nào?
Checkgo hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức thông tin sản phẩm, dữ liệu truy xuất và Hồ sơ số để người mua tra cứu. Phạm vi theo dòng sản phẩm, theo lô hay theo từng đơn vị cần được xác định theo quy trình thực tế.
Printgo hỗ trợ thiết kế và in tem nhãn, bao bì. Quy cách, vật liệu và vị trí QR được lựa chọn theo sản phẩm; mẫu cần được kiểm tra để bảo đảm mã quét được trong điều kiện sử dụng dự kiến.
Hai phần nên được thống nhất từ đầu: mã trên tem phải mở đúng dữ liệu, còn tên, hình ảnh và thông tin trên bao bì cần nhất quán với hồ sơ. Doanh nghiệp đang có bao bì phù hợp có thể cân nhắc bổ sung tem QR thay vì in lại toàn bộ.
Khi dự trù chi phí, hãy tính cả thiết kế, số lượng và vật liệu tem, nền tảng, công chuẩn hóa dữ liệu và thời gian vận hành. Mức đầu tư phụ thuộc vào phạm vi triển khai, không chỉ vào số lượng QR.
Một chiếc tem hữu ích bắt đầu từ dữ liệu đúng, được gắn với đúng sản phẩm và duy trì bằng một quy trình rõ ràng.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một sản phẩm chủ lực. Hãy chuẩn bị mẫu bao bì, thông tin sản phẩm, số lô dự kiến và mục tiêu truy xuất để Checkgo tư vấn phạm vi dữ liệu, Hồ sơ số và phương án tem nhãn phù hợp, kết hợp thiết kế và in ấn cùng Printgo.