Hộ chiếu số sản phẩm: Để hành trình của hàng Việt được nhìn thấy và tin tưởng
Có những sản phẩm bắt đầu từ một hạt giống được gieo xuống đất.
Có những mùa thu hoạch người nông dân phải thức dậy từ khi trời còn chưa sáng. Có những mẻ hàng doanh nghiệp làm đi làm lại để chất lượng ổn định hơn. Và có những đêm cả đội ngũ ngồi bên bàn, sửa từng dòng chữ trên bao bì, chờ tin từ một đối tác ở cách mình nửa vòng trái đất.
Khi sản phẩm ấy rời Việt Nam, trên mỗi thùng hàng không chỉ có hàng hóa. Còn có công sức của người trồng, sự bền bỉ của người sản xuất và hy vọng của một thương hiệu đang muốn được biết đến.
Nhưng ở thị trường mới, người mua chưa biết ai đã làm ra sản phẩm ấy. Họ chưa từng đến vùng nguyên liệu, chưa nhìn thấy quy trình sản xuất, chưa nghe câu chuyện phía sau thương hiệu.
Họ cần thông tin để hiểu. Cần tài liệu để đối chiếu. Cần biết những gì doanh nghiệp giới thiệu có thể được tìm lại khi cần.
Muốn sản phẩm đi xa, câu chuyện phía sau sản phẩm cũng cần một cách để đi cùng.
Khi cơ hội xuất khẩu đến, doanh nghiệp đã sẵn sàng kể câu chuyện của mình chưa?
Hãy hình dung một nhà nhập khẩu vừa gửi lời hỏi thăm sau buổi gặp tại hội chợ. Họ muốn xem thêm thông tin sản phẩm, hồ sơ chất lượng và tài liệu liên quan đến lô hàng.
Cơ hội đã đến gần. Nhưng thông tin lại nằm ở nhiều nơi: một bản mô tả trong máy tính của bộ phận kinh doanh, giấy kiểm nghiệm trong email cũ, hình ảnh ở điện thoại của nhân viên, còn tài liệu mới nhất thì chưa chắc mọi người đang dùng cùng một phiên bản.
Doanh nghiệp vẫn làm ra sản phẩm tốt. Người lao động vẫn đang chăm chút từng công đoạn. Thế nhưng nếu phải mất nhiều ngày mới tập hợp được thông tin để trả lời đối tác, những nỗ lực ấy chưa được thể hiện trọn vẹn.
Đó không chỉ là chuyện tìm một tệp tài liệu. Đó là câu hỏi lớn hơn:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm của mình một cách nhất quán, rõ ràng và có căn cứ hay không?
Chuẩn hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp biết mình đang có những thông tin gì, tài liệu nào còn hiệu lực, nội dung nào cần bổ sung và ai chịu trách nhiệm cập nhật.
Hộ chiếu số không bắt đầu từ một mã QR
Một mã QR có thể giúp người mua mở ra trang thông tin sản phẩm. Nhưng chiếc mã chỉ là cánh cửa. Điều khiến cánh cửa ấy hữu ích là nội dung phía sau: được tổ chức ra sao, gắn với sản phẩm hoặc lô hàng nào, và có được cập nhật đúng khi thông tin thay đổi hay không.
Với doanh nghiệp xuất khẩu, “hộ chiếu số sản phẩm” thường được nhắc đến như một cách cung cấp dữ liệu về sản phẩm trên môi trường số. Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể còn phụ thuộc vào ngành hàng, thị trường, quy định áp dụng và yêu cầu từ nhà nhập khẩu.
Nếu hướng đến Liên minh châu Âu, doanh nghiệp cần lưu ý rằng Hộ chiếu số theo khuôn khổ ESPR được triển khai theo quy định cụ thể cho từng nhóm sản phẩm; thực phẩm và thức ăn chăn nuôi không thuộc phạm vi ESPR. Vì vậy, doanh nghiệp thực phẩm cần xác định đúng yêu cầu về truy xuất, hồ sơ và dữ liệu của thị trường cũng như đối tác, thay vì mặc định mọi hàng xuất khẩu đều phải có DPP theo một khuôn mẫu chung.
Một bộ hồ sơ số có thể là bước chuẩn bị hữu ích. Nhưng có hồ sơ trên nền tảng không đồng nghĩa sản phẩm tự động đáp ứng một tiêu chuẩn hay nghĩa vụ pháp lý cụ thể.
Bắt đầu từ sản phẩm mà doanh nghiệp tự hào nhất
Doanh nghiệp không cần số hóa toàn bộ danh mục trong một lần. Hãy bắt đầu từ một sản phẩm chủ lực, một thị trường ưu tiên và những dữ liệu đang có.
Hành trình có thể bắt đầu bằng bốn việc:
Gom lại những thông tin đang nằm rải rác: tên và mô tả sản phẩm, đơn vị sản xuất, thành phần hoặc vật liệu, hình ảnh, hướng dẫn sử dụng và tài liệu liên quan.
Làm rõ thông tin nào thuộc về sản phẩm, thông tin nào thuộc về từng lô: để đối tác không nhầm hồ sơ chung với dữ liệu của một lô hàng cụ thể.
Đối chiếu yêu cầu của thị trường và nhà nhập khẩu: xác định nội dung cần bổ sung, tài liệu cần cập nhật, ngôn ngữ cần chuẩn bị và cách chia sẻ phù hợp.
Phân công người duy trì dữ liệu: để thông tin vẫn đáng tin cậy khi sản phẩm, quy trình, tài liệu hoặc đầu mối liên hệ thay đổi.
Một hồ sơ được chăm sóc không chỉ giúp đội ngũ tìm thông tin nhanh hơn. Nó còn thể hiện sự nghiêm túc của doanh nghiệp với sản phẩm mình làm ra và với người sẽ đón nhận sản phẩm ấy.
Checkgo giúp dữ liệu sản phẩm có nơi để được chăm sóc
Hồ sơ số Checkgo có thể giúp doanh nghiệp tập hợp thông tin sản phẩm, câu chuyện thương hiệu, hình ảnh và tài liệu liên quan tại một nơi để quản lý, cập nhật và chia sẻ.
Với sản phẩm xuất khẩu, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc xác định ai cần xem thông tin nào: nội dung giới thiệu dành cho người mua, dữ liệu cần liên kết với lô hàng, hay tài liệu được chia sẻ riêng cho nhà nhập khẩu.
Điều quan trọng là thể hiện đúng nguồn và tình trạng của từng thông tin. Tài liệu do doanh nghiệp cung cấp cần được phân biệt với nội dung đã được tổ chức hoặc bên có thẩm quyền xác minh. Một hồ sơ số giúp sắp xếp thông tin; bản thân nền tảng không thay thế việc kiểm nghiệm, chứng nhận hay thủ tục xuất khẩu.
Từ nền tảng dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể rà soát khoảng cách giữa những gì mình đang có và những gì thị trường yêu cầu. Khi cần đáp ứng một tiêu chuẩn DPP cụ thể, doanh nghiệp tiếp tục đối chiếu riêng về dữ liệu, định danh, quyền truy cập và quy định áp dụng.
Chuẩn bị dữ liệu từ sớm giúp doanh nghiệp bước vào cuộc trao đổi với đối tác bằng sự chủ động , biết mình có gì, còn thiếu gì và cần làm gì tiếp theo.
Bao bì mở lời, dữ liệu giúp câu chuyện đi xa hơn
Khi sản phẩm nằm trên kệ hàng, bao bì thường là lời chào đầu tiên. Màu sắc, tên gọi và cách trình bày giúp khách nhận ra thương hiệu. Một mã QR có thể mở ra phần thông tin sâu hơn về sản phẩm.
Printgo có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế và in ấn bao bì theo định vị đã thống nhất. Checkgo có thể giúp tổ chức phần nội dung số đi cùng. Khi được chuẩn bị đồng thời, hai phần này có thể tạo nên trải nghiệm liền mạch: khách nhìn thấy sản phẩm, quét mã, tìm được thông tin phù hợp và biết cách liên hệ khi cần.
Trước khi sản xuất số lượng lớn, doanh nghiệp nên thử quét mã trên mẫu bao bì thực tế, kiểm tra đường dẫn, nội dung hiển thị và cách đọc thông tin. Tên sản phẩm, hình ảnh, thông điệp và dữ liệu cần nhất quán giữa bao bì với Hồ sơ số.
Một thiết kế đẹp giúp sản phẩm được chú ý. Thông tin rõ ràng giúp người mua hiểu hơn. Còn chất lượng được duy trì và cách doanh nghiệp phục vụ mới là điều nuôi dưỡng niềm tin qua thời gian.
Đừng đợi đến khi đối tác hỏi mới bắt đầu chuẩn bị
Cơ hội xuất khẩu có thể đến từ một cuộc gặp, một lời giới thiệu hay một sản phẩm được nhìn thấy đúng lúc. Khi cơ hội ấy xuất hiện, doanh nghiệp sẽ vững vàng hơn nếu thông tin đã được sắp xếp và có người chịu trách nhiệm.
Không cần bắt đầu thật lớn. Hãy bắt đầu với sản phẩm mà doanh nghiệp tự hào nhất. Ghi lại điều gì làm nên sản phẩm ấy. Chuẩn bị tài liệu mình đang có. Tìm hiểu điều nhà nhập khẩu cần. Rồi cải thiện từng bước.
Đằng sau mỗi sản phẩm Việt là những con người đã dành thời gian, vốn liếng và niềm tin để làm ra nó. Hành trình đưa sản phẩm ra thế giới xứng đáng được kể bằng một câu chuyện chân thực và được nâng đỡ bởi những thông tin rõ ràng, có cơ sở.
Checkgo đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước chuẩn hóa Hồ sơ số sản phẩm, tạo nền tảng dữ liệu để chủ động chia sẻ thông tin và từng bước chuẩn bị theo yêu cầu của thị trường xuất khẩu.
Hãy bắt đầu từ sản phẩm chủ lực của bạn. Để khi giới thiệu sản phẩm ở một thị trường mới, doanh nghiệp không chỉ nói về những gì mình đã làm, mà còn có thể giúp đối tác tìm hiểu và đối chiếu thông tin cần thiết.