Hộ chiếu số sản phẩm là gì? Quy định và cách xây dựng

Hộ chiếu số sản phẩm là gì? Hướng dẫn xây dựng theo quy định pháp luật

Hộ chiếu số sản phẩm là bộ dữ liệu điện tử gắn với mã định danh của sản phẩm, giúp tra cứu thông tin về nguồn gốc, chủ thể chịu trách nhiệm, chất lượng và các dữ liệu liên quan. Để xây dựng hộ chiếu số, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin, tổ chức truy xuất, lựa chọn hệ thống phù hợp và duy trì dữ liệu cập nhật.

Một mã QR có thể giúp khách hàng mở trang thông tin. Tuy nhiên, giá trị của hộ chiếu số nằm ở dữ liệu phía sau: thông tin có chính xác không, bằng chứng ở đâu, ai chịu trách nhiệm và lịch sử sản phẩm có thể đối chiếu đến mức nào?

Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp xác định nội dung cần chuẩn bị, phân biệt yêu cầu pháp lý với tiện ích mở rộng và tổ chức triển khai trong thực tế. Yêu cầu cụ thể cần được đối chiếu thêm theo ngành hàng, thị trường và lộ trình áp dụng.

1. Hộ chiếu số sản phẩm hoạt động như thế nào?

Trong thực tế, hộ chiếu số kết nối sản phẩm vật lý với dữ liệu điện tử thông qua mã định danh và phương tiện truy cập phù hợp.

Ví dụ, khi quét mã trên một hộp trà, người mua có thể xem thông tin sản phẩm, đơn vị chịu trách nhiệm, nguồn gốc và lô sản xuất. Bộ phận quản lý chất lượng có thể sử dụng cùng hệ thống dữ liệu để kiểm tra hồ sơ nguyên liệu, kết quả kiểm nghiệm và lịch sử xuất kho theo quyền được cấp.

Để hình dung cách vận hành, có thể chia thành bốn thành phần:

Đây là cách phân tích phục vụ triển khai, không phải một danh mục điều kiện pháp lý độc lập.

Hộ chiếu số khác gì hồ sơ số và mã QR?

Doanh nghiệp có thể phát triển từ hồ sơ số sản phẩm lên mô hình đáp ứng yêu cầu hộ chiếu số. Quá trình này cần rà soát phần dữ liệu và quy trình còn thiếu.

2. Quy định pháp luật nào liên quan đến hộ chiếu số?

Nghị định 37/2026/NĐ-CP

Nghị định 37/2026/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực ngày 23/01/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.

Các điều khoản cần ưu tiên đối chiếu gồm:

Điều 33 quy định cơ chế xây dựng lộ trình áp dụng cho sản phẩm cụ thể và khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hộ chiếu số. Do đó, cần kiểm tra lộ trình và yêu cầu của từng ngành, thay vì suy luận mọi sản phẩm đều có cùng nghĩa vụ tại cùng thời điểm.

Nghị định 372/2026/NĐ-CP

Nghị định 372/2026/NĐ-CP quy định về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa; được ban hành ngày 29/09/2026 và có hiệu lực từ 01/01/2027. Tại thời điểm cập nhật bài viết, văn bản chưa có hiệu lực.

Theo cơ chế của nghị định, hàng hóa rủi ro cao thực hiện bắt buộc theo danh mục, lộ trình và yêu cầu chuyên ngành; nhóm rủi ro trung bình, thấp được khuyến khích tự nguyện. 

3. Hộ chiếu số sản phẩm cần có những thông tin gì?

Khoản 1 Điều 32 Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định các nhóm nội dung tối thiểu sau:

Khoản 2 yêu cầu dữ liệu điện tử gắn với định danh duy nhất, được kê khai trung thực, đầy đủ, cập nhật và bảo đảm khả năng truy cập, kết nối theo quy định.

Những thông tin nào có thể bổ sung?

Tùy mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể bổ sung:

• Hướng dẫn sử dụng, bảo quản và sửa chữa.

• Câu chuyện thương hiệu và vùng nguyên liệu.

• Thông tin bảo hành, bảo trì.

• Hướng dẫn thu hồi, tái sử dụng hoặc tái chế.

• Kênh phản hồi và hỗ trợ khách hàng.

• Trợ lý AI tư vấn hoặc chương trình tích điểm.

Các tiện ích này giúp tăng giá trị sử dụng của hồ sơ. Tuy nhiên, không nên trình bày AI, bảo hành điện tử hay tích điểm như điều kiện pháp lý chung để hình thành hộ chiếu số.

4. Hướng dẫn xây dựng hộ chiếu số sản phẩm trong 8 bước

Quy trình sau là đề xuất tổ chức triển khai, cần điều chỉnh theo sản phẩm và quy định áp dụng.

Bước 1: Xác định phạm vi và yêu cầu

Bắt đầu bằng việc chọn sản phẩm, xác định thị trường tiêu thụ và chủ thể chịu trách nhiệm.

Doanh nghiệp nên lập một bảng đối chiếu với năm cột:

Bảng này giúp biến yêu cầu chung thành công việc cụ thể. Đặc biệt, cần phân biệt nghĩa vụ pháp luật, yêu cầu của nhà nhập khẩu và thông tin doanh nghiệp tự nguyện công bố.

Bước 2: Chuẩn hóa sản phẩm, lô và định danh

Thiết kế mối liên hệ giữa:

• Loại sản phẩm: thông tin chung của một mặt hàng.

• Lô sản xuất: thông tin của một đợt sản xuất hoặc đóng gói.

• Từng đơn vị: số sê-ri hoặc định danh riêng khi cần theo dõi đến từng sản phẩm.

Ví dụ, tên và hướng dẫn sử dụng của một dòng máy có thể dùng chung; ngày sản xuất thuộc từng lô; lịch sử bảo hành thuộc từng máy.

Nếu triển khai theo cơ chế của Nghị định 372, cần phân biệt mã nội bộ với UID. UID được tạo lập trên nền tảng quốc gia theo quy định và không thay thế GTIN, GLN hoặc các mã truy vết được sử dụng hợp pháp.

Bước 3: Thu thập thông tin kèm bằng chứng

Mỗi thông tin quan trọng nên gắn với tài liệu hoặc nguồn dữ liệu có thể kiểm tra.

Đối với chứng nhận, nên quản lý số chứng nhận, đơn vị cấp, phạm vi, ngày hiệu lực, ngày hết hạn và đối tượng được chứng nhận.

Đối với dữ liệu lô, nên liên kết hồ sơ nguyên liệu, sản xuất, kiểm tra chất lượng và nhập kho tương ứng.

Một lỗi cần tránh là đưa chứng nhận của nhà máy vào hồ sơ rồi khiến người đọc hiểu rằng mọi sản phẩm đều được chứng nhận theo cùng phạm vi.

Bước 4: Ghi nhận các sự kiện truy xuất

Khoản 5 Điều 23 quy định dữ liệu truy xuất bao gồm thông tin sản phẩm và đơn vị liên quan, xuất xứ, sự kiện trọng yếu kèm thời gian, thông tin lô hoặc sê-ri và hạn dùng nếu có, cùng tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng.

Trong triển khai, mỗi sự kiện nên trả lời được:

• Sản phẩm hoặc lô nào?

• Sự kiện gì đã diễn ra?

• Khi nào, ở đâu?

• Chủ thể nào thực hiện?

• Bằng chứng nào đi kèm?

Với trà, hành trình minh họa có thể gồm tiếp nhận nguyên liệu, chế biến, kiểm tra, đóng gói và xuất kho. Danh sách thực tế phải phù hợp quy trình và yêu cầu chuyên ngành.

Bước 5: Chọn hệ thống đáp ứng nhu cầu dữ liệu

Khi đánh giá nền tảng, doanh nghiệp nên yêu cầu xem trực tiếp cách hệ thống xử lý:

Nghị định 37 còn quy định yêu cầu công bố hợp chuẩn đối với hệ thống truy xuất; khi có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thì thực hiện công bố hợp quy theo quy định. Vì vậy, cần kiểm tra hồ sơ đáp ứng của giải pháp được lựa chọn.

Bước 6: Thiết kế tem và trang tra cứu

Trang tra cứu nên ưu tiên thông tin giúp người dùng nhận biết đúng sản phẩm: tên, hình ảnh, đơn vị chịu trách nhiệm, nguồn gốc, lô, thời hạn và cảnh báo liên quan.

Thông tin thương hiệu và tiện ích sau bán có thể bố trí phía dưới để không làm lu mờ dữ liệu quan trọng.

Trước khi in hàng loạt, cần thử quét trên bao bì thật, kiểm tra độ tương phản, kích thước, vị trí và khả năng đọc trong điều kiện sử dụng.

Theo khoản 4 Điều 32, hộ chiếu số có thể thay nhãn điện tử khi chứa đầy đủ nội dung bắt buộc của nhãn điện tử. Điều này không cho phép tự động loại bỏ các nội dung phải có trên nhãn hàng hóa.

Bước 7: Phân công người chịu trách nhiệm

Nên tổ chức luồng nội bộ: nhập dữ liệu, kiểm tra bằng chứng, phê duyệt, công bố và theo dõi cập nhật.

Một cách phân công tham khảo:

Điều 34 đặt trách nhiệm thiết lập, duy trì, cập nhật, bảo mật và chịu trách nhiệm về thông tin công bố lên tổ chức, cá nhân sử dụng hộ chiếu số. Việc thuê nền tảng không đồng nghĩa chuyển toàn bộ trách nhiệm dữ liệu cho nhà cung cấp.

Bước 8: Kiểm thử, công bố và duy trì

Nên triển khai thử với một sản phẩm và một lô thực tế trước khi mở rộng.

Các tình huống cần kiểm tra gồm: quét đúng lô, phát hiện nhập sai, chứng nhận hết hạn, bổ sung cảnh báo, thay đổi thông tin và xuất hồ sơ phục vụ kiểm tra.

Sau khi công bố, cần có lịch rà soát và cơ chế xử lý thông tin lỗi. Hộ chiếu số phải tiếp tục phản ánh tình trạng sản phẩm khi dữ liệu thay đổi.

5. Mẫu dữ liệu minh họa cho sản phẩm trà

Bảng dưới đây là mẫu chuẩn bị dữ liệu, không phải hồ sơ đã được xác nhận tuân thủ. Các ô cần được điền bằng thông tin thực tế và bằng chứng tương ứng.

Khi có lô mới, doanh nghiệp có thể sử dụng lại thông tin chung đã kiểm tra, đồng thời bổ sung dữ liệu riêng của lô. Không nên sao chép nguyên hồ sơ lô trước mà bỏ qua việc xác minh.

Về giao diện, nên tách dữ liệu dành cho người tiêu dùng và dữ liệu nghiệp vụ theo quyền truy cập. Phân quyền cần bảo đảm việc cung cấp thông tin bắt buộc, đồng thời hạn chế công khai dữ liệu cá nhân hoặc bí mật kinh doanh không cần thiết.

6. Bảng kiểm trước khi đưa vào sử dụng

Đây là bảng kiểm vận hành tham khảo, cần bổ sung tiêu chí pháp lý riêng của ngành hàng.

• Đã xác định sản phẩm, thị trường và yêu cầu áp dụng.

• Tên, định danh và chủ thể chịu trách nhiệm thống nhất.

• Dữ liệu sản phẩm, lô và từng đơn vị không bị nhầm lẫn.

• Thông tin nguồn gốc có bằng chứng đối chiếu.

• Chứng nhận được gắn đúng phạm vi và thời hạn.

• Các sự kiện truy xuất cần thiết đã được ghi nhận.

• Tem dẫn đúng hồ sơ và được thử trên bao bì thực tế.

• Có người kiểm tra, phê duyệt và cập nhật.

• Có phương án kết nối, chia sẻ dữ liệu phù hợp yêu cầu áp dụng.

• Có lịch sử thay đổi, sao lưu và khả năng xuất hồ sơ.

• Có cách xử lý sai sót, cảnh báo hoặc thu hồi.

• Nội dung nhãn và hồ sơ số đã được đối chiếu.

Hoàn thành bảng kiểm giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn; không thay thế việc đánh giá theo các quy định cụ thể.

7. Hộ chiếu số tại Việt Nam có đáp ứng DPP của EU không?

Không thể mặc định hộ chiếu số tại Việt Nam đồng thời đáp ứng Digital Product Passport của EU.

Ủy ban châu Âu mô tả DPP là nơi lưu dữ liệu hỗ trợ tính bền vững, tuần hoàn và tuân thủ. DPP được triển khai theo từng nhóm sản phẩm, với yêu cầu cụ thể từ văn bản áp dụng tương ứng.

Doanh nghiệp xuất khẩu nên lập bảng đối chiếu riêng cho mặt hàng và thị trường. Dữ liệu trong nước có thể là nền tảng ban đầu; phần còn thiếu có thể liên quan đến vật liệu, sửa chữa, tái chế, định danh, quyền truy cập hoặc thủ tục đăng ký.

Không nên sử dụng tuyên bố “đạt chuẩn DPP EU” chỉ vì sản phẩm đã có QR và trang thông tin bằng tiếng Anh.

8. Câu hỏi thường gặp

Hộ chiếu số sản phẩm có bắt buộc không?

Cần xác định theo sản phẩm, lộ trình và quy định áp dụng. Điều 33 Nghị định 37 quy định cơ chế xây dựng lộ trình cho sản phẩm cụ thể và khuyến khích sử dụng; không thể từ đó kết luận mọi mặt hàng đều bắt buộc ngay.

Có mã QR đã được xem là có hộ chiếu số chưa?

Chưa đủ. Mã QR chỉ là phương tiện mang hoặc truy cập dữ liệu. Cần kiểm tra cả nội dung hồ sơ, định danh, tính chính xác, khả năng cập nhật và các yêu cầu liên quan.

Hộ chiếu số có phải giấy chứng nhận chất lượng không?

Không nên hiểu như vậy. Việc đưa một thông tin lên hồ sơ điện tử không thay thế hoạt động kiểm tra, thử nghiệm hoặc chứng nhận tương ứng. Người tra cứu vẫn cần biết tài liệu do ai cấp, cho đối tượng nào và còn giá trị hay không.

Có bắt buộc dùng blockchain không?

Không nên coi blockchain là điều kiện chung. Theo thông tin của Bộ Khoa học và Công nghệ về Nghị định 37, doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng công nghệ như blockchain, IoT và AI phù hợp nhu cầu.

Thuê nền tảng thì ai chịu trách nhiệm về thông tin?

Doanh nghiệp sử dụng hộ chiếu số vẫn có trách nhiệm đối với dữ liệu công bố theo Điều 34. Hợp đồng dịch vụ cần xác định thêm trách nhiệm kỹ thuật, bảo mật, duy trì và xử lý sự cố của nhà cung cấp.

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu như thế nào?

Chọn một sản phẩm chủ lực, tập hợp hồ sơ thật, chuẩn hóa một lô và thử quy trình từ nhập dữ liệu đến tra cứu. Sau khi làm rõ người phụ trách và cách cập nhật, doanh nghiệp có thể mở rộng danh mục.

9. Bắt đầu từ Hồ sơ số sản phẩm cùng Checkgo

Dữ liệu sản phẩm thường đã tồn tại trong doanh nghiệp, nhưng nằm ở nhiều nơi: bao bì, hồ sơ chất lượng, bảng tính, chứng nhận và hệ thống kho.

Bước khởi đầu thiết thực là tập hợp dữ liệu đó thành Hồ sơ số sản phẩm, xác định phần còn thiếu và tổ chức người chịu trách nhiệm. Từ nền tảng này, doanh nghiệp có thể xây dựng phương án đáp ứng yêu cầu hộ chiếu số theo ngành hàng và thị trường.

Khi trao đổi giải pháp với Checkgo, doanh nghiệp nên chuẩn bị danh mục sản phẩm, mẫu nhãn, hồ sơ chứng nhận, cách quản lý lô hiện tại và thị trường mục tiêu. Đây là cơ sở để xác định phạm vi dữ liệu, quy trình và hạng mục kết nối cần triển khai.

Liên hệ Checkgo để trao đổi phương án xây dựng Hồ sơ số sản phẩm cho doanh nghiệp.

Checkgo - Nền tảng Hồ sơ số sản phẩm 

Một sản phẩm. Một Hồ sơ số. Một kết nối trọn đời.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 37/2026/NĐ-CP trên Công báo Chính phủ.

• Nghị định 372/2026/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

• Thông tin về hộ chiếu số và truy xuất nguồn gốc — Bộ Khoa học và Công nghệ.

• Digital Product Passport — Ủy ban châu Âu.