Nghị định 365/2026/NĐ-CP: Doanh nghiệp gạo cần chuẩn bị gì về truy xuất nguồn gốc?

Nghị định 365/2026/NĐ-CP quy định về kinh doanh xuất, nhập khẩu gạo, có hiệu lực từ ngày 01/10/2026. Bên cạnh điều kiện kinh doanh và nghĩa vụ báo cáo, Điều 17 đề cập trực tiếp đến chất lượng, bao bì, ghi nhãn, đóng gói, bảo quản và truy xuất nguồn gốc của gạo xuất khẩu.

Đối với doanh nghiệp gạo, đây là cơ sở quan trọng để rà soát mức độ sẵn sàng trước khi tiếp cận thị trường quốc tế. Sản phẩm cần có chất lượng phù hợp, đồng thời doanh nghiệp phải chuẩn bị thông tin và hồ sơ đáp ứng yêu cầu của thị trường nhập khẩu.

Việc tổ chức hồ sơ sản phẩm trên môi trường số có thể hỗ trợ quá trình này, giúp doanh nghiệp trình bày thông tin rõ ràng và thuận tiện hơn khi làm việc với khách hàng, đối tác.

Nghị định 365/2026/NĐ-CP là gì?

Nghị định số 365/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 23/9/2026, quy định về kinh doanh xuất, nhập khẩu thóc và gạo các loại. Văn bản có hiệu lực từ ngày 01/10/2026.

Nghị định áp dụng đối với thương nhân, cơ quan quản lý hoạt động xuất, nhập khẩu gạo và các tổ chức, cá nhân liên quan. Nội dung bao gồm điều kiện kinh doanh xuất khẩu, cấp giấy chứng nhận, dự trữ lưu thông, quản lý nhập khẩu, bảo đảm chất lượng và trách nhiệm báo cáo.

Các hoạt động như tạm nhập tái xuất, quá cảnh, gia công gạo cho nước ngoài hoặc xuất khẩu không vì mục đích thương mại thuộc các trường hợp nằm ngoài phạm vi điều chỉnh được nêu tại Điều 1.

Doanh nghiệp chỉ bán gạo trong nước không mặc nhiên phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo theo nghị định này.

Điều 17 quy định gì về truy xuất nguồn gốc gạo xuất khẩu?

Theo khoản 1 Điều 17, gạo xuất khẩu phải phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng và đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu về:

• Chất lượng sản phẩm.

• Bao bì và ghi nhãn.

• Đóng gói và bảo quản.

• Truy xuất nguồn gốc.

Điều khoản đồng thời đề cập trường hợp nhà nhập khẩu có yêu cầu khác thì thực hiện theo yêu cầu của nhà nhập khẩu.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ thị trường mục tiêu và yêu cầu của đối tác trước khi hoàn thiện hồ sơ, thiết kế bao bì hoặc tổ chức hệ thống thông tin nguồn gốc. Những yêu cầu này có thể khác nhau giữa từng thị trường và từng đơn hàng.

Nghị định có bắt buộc mọi sản phẩm gạo phải gắn mã QR không?

Không thể dựa riêng vào Nghị định 365/2026/NĐ-CP để kết luận mọi sản phẩm gạo đều bắt buộc gắn mã QR hoặc có “hộ chiếu số”.

Điều 17 đặt ra yêu cầu đối với gạo xuất khẩu, gắn với quy định của nước nhập khẩu và yêu cầu của nhà nhập khẩu. Văn bản không quy định mọi túi gạo lưu thông trong nước phải sử dụng một nền tảng hồ sơ số cụ thể.

Mã QR có thể giúp người dùng tiếp cận thông tin thuận tiện. Tuy nhiên, khả năng truy xuất phụ thuộc vào dữ liệu, hồ sơ và sự liên kết giữa các công đoạn. Một mã QR dẫn đến trang giới thiệu thương hiệu chưa đủ để chứng minh nguồn gốc của từng lô hàng.

Những nghĩa vụ khác doanh nghiệp xuất khẩu gạo cần lưu ý

Để chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần xem xét cả điều kiện vận hành và trách nhiệm sau khi được cấp giấy chứng nhận.

Nghị định có cơ chế miễn một số điều kiện đối với thương nhân xuất khẩu gạo hữu cơ, gạo đồ và gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại sản phẩm; tên giống gạo như ST25 không tự động đồng nghĩa với việc thuộc diện miễn.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị dữ liệu nguồn gốc như thế nào?

Từ góc độ triển khai, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc rà soát hồ sơ đang có và những thông tin đối tác thực sự cần. Dưới đây là các nhóm dữ liệu gợi ý, không phải danh mục bắt buộc chung được Nghị định 365 quy định cho mọi trường hợp.

1. Thông tin doanh nghiệp và sản phẩm

Doanh nghiệp nên thống nhất tên đơn vị chịu trách nhiệm, thông tin liên hệ, tên sản phẩm, giống gạo, quy cách đóng gói và hướng dẫn bảo quản.

Thông tin trên bao bì, tài liệu bán hàng và hồ sơ sản phẩm cần nhất quán. Điều này giúp hạn chế tình trạng đối tác nhận được các phiên bản khác nhau của cùng một sản phẩm.

2. Thông tin nhà cung cấp và nguồn nguyên liệu

Doanh nghiệp cần xác định nguyên liệu được mua từ đâu, đơn vị nào cung cấp và có những chứng từ nào đi kèm. Nếu thu mua qua hợp tác xã hoặc đơn vị trung gian, hồ sơ nên phản ánh đúng phạm vi thông tin có thể kiểm chứng.

Việc truy xuất đến vùng trồng hoặc hộ sản xuất cần được tổ chức theo yêu cầu thực tế và mức độ dữ liệu mà các bên có thể cung cấp.

3. Thông tin lô hàng và quá trình xử lý

Khi cần truy xuất theo lô, doanh nghiệp nên liên kết thông tin nhập nguyên liệu với quá trình xay xát, đóng gói, lưu kho và xuất hàng.

Ví dụ, khi đối tác hỏi về một lô gạo cụ thể, doanh nghiệp cần có khả năng xác định nguồn nguyên liệu và các hồ sơ liên quan đến lô đó. Đây là giá trị thực tế của việc quản lý dữ liệu có cấu trúc.

4. Chứng nhận và tài liệu liên quan

Các tài liệu về chất lượng, kiểm nghiệm, xuất xứ hoặc chứng nhận cần được kiểm tra về thời hạn, đơn vị cấp và phạm vi áp dụng.

Doanh nghiệp cũng nên phân biệt thông tin được công khai cho người tiêu dùng với tài liệu chỉ chia sẻ cho đối tác hoặc sử dụng nội bộ.

Hồ sơ số sản phẩm hỗ trợ doanh nghiệp gạo ra sao?

Khi thông tin nằm rải rác trong nhiều tệp và tài liệu, doanh nghiệp có thể mất thời gian tổng hợp mỗi khi khách hàng yêu cầu. Hồ sơ số giúp tạo một đầu mối trình bày thông tin sản phẩm, thuận tiện cho việc tiếp cận và giới thiệu.

Thông qua Checkgo – Hồ sơ số sản phẩm, doanh nghiệp có thể xây dựng hồ sơ giới thiệu sản phẩm gạo, tổ chức thông tin doanh nghiệp và cung cấp những nội dung phù hợp để khách hàng, đối tác tìm hiểu.

Đây cũng là cách giúp câu chuyện thương hiệu có thêm cơ sở: nguồn nguyên liệu, đặc điểm sản phẩm và các tài liệu liên quan được trình bày rõ ràng hơn, thay vì chỉ dừng ở thông điệp quảng cáo.

Hồ sơ số hỗ trợ minh bạch thông tin; việc chứng minh nguồn gốc vẫn cần dữ liệu và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp. Với nhu cầu truy xuất chi tiết theo lô hoặc đáp ứng một thị trường xuất khẩu cụ thể, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu trước khi lựa chọn phương án triển khai.

Chuẩn bị hồ sơ trước khi mở rộng thị trường

Nghị định 365/2026/NĐ-CP cho thấy doanh nghiệp xuất khẩu gạo cần quan tâm đồng thời đến chất lượng, điều kiện kinh doanh và khả năng cung cấp thông tin phù hợp.

Một bước khởi đầu thiết thực là rà soát hồ sơ hiện có: thông tin nào đã đầy đủ, thông tin nào cần bổ sung và tài liệu nào cần cập nhật. Khi nền tảng thông tin được tổ chức tốt, doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn trong việc giới thiệu sản phẩm và trao đổi với đối tác.

Doanh nghiệp, hợp tác xã đang muốn xây dựng hồ sơ số cho sản phẩm gạo có thể tìm hiểu Checkgo tại checkgo.vn hoặc liên hệ 0901 633 313 để trao đổi nhu cầu triển khai.

Câu hỏi thường gặp

Nghị định 365/2026/NĐ-CP có hiệu lực khi nào?

Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/10/2026, quy định về kinh doanh xuất, nhập khẩu thóc và gạo các loại.

Gạo xuất khẩu có cần đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc không?

Điều 17 yêu cầu gạo xuất khẩu đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc theo quy định của nước nhập khẩu, đồng thời đề cập trường hợp nhà nhập khẩu có yêu cầu khác.

Có mã QR là đã đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc chưa?

Chưa thể kết luận chỉ dựa vào việc có mã QR. Doanh nghiệp cần có dữ liệu và hồ sơ phù hợp, đồng thời đáp ứng yêu cầu cụ thể của thị trường và đối tác.

Hồ sơ số Checkgo có thay thế giấy chứng nhận xuất khẩu gạo không?

Không. Hồ sơ số hỗ trợ tổ chức, trình bày và chia sẻ thông tin sản phẩm. Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo thuộc thủ tục do cơ quan có thẩm quyền thực hiện.

Nguồn pháp lý: Nghị định số 365/2026/NĐ-CP ngày 23/9/2026 của Chính phủ về kinh doanh xuất, nhập khẩu gạo. Các gợi ý tổ chức dữ liệu và hồ sơ số trong bài là đề xuất triển khai, không phải danh mục nghĩa vụ bắt buộc chung của nghị định.