TCVN 12850:2019 là gì? Doanh nghiệp cần hiểu đúng về tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc

Trong những năm gần đây, truy xuất nguồn gốc ngày càng trở thành một yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong các lĩnh vực nông sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng và xuất khẩu. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đồng nhất truy xuất nguồn gốc với việc in mã QR trên bao bì. Cách hiểu này chưa đầy đủ. Một hệ thống truy xuất đúng nghĩa phải được xây dựng trên nền tảng dữ liệu có cấu trúc, có khả năng liên kết thông tin giữa các công đoạn và cho phép doanh nghiệp truy ngược hoặc truy xuôi khi cần thiết. TCVN 12850:2019 được xây dựng chính để tạo ra một khung yêu cầu chung cho hệ thống này.

Tóm tắt bài viết

TCVN 12850:2019 là Tiêu chuẩn quốc gia về yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc. Tiêu chuẩn hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hệ thống có khả năng định danh sản phẩm, thu thập dữ liệu, liên kết thông tin và truy xuất các sự kiện xảy ra trong chuỗi cung ứng. TCVN 12850 không phải là tiêu chuẩn về mã QR mà tập trung vào cấu trúc dữ liệu và khả năng truy ngược, truy xuôi giữa các bên liên quan. Doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chuẩn này trong nhiều lĩnh vực như nông sản, thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử, dệt may, logistics và hàng xuất khẩu.

Một hệ thống đáp ứng tinh thần TCVN 12850 cần giúp doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi cơ bản như sản phẩm là gì, được sản xuất ở đâu, khi nào, bởi ai, sử dụng nguyên liệu nào, đã trải qua những công đoạn nào và đã được chuyển đến đâu. Mã QR chỉ là phương tiện giúp người dùng truy cập dữ liệu phía sau hệ thống.

TCVN 12850:2019 là gì?

TCVN 12850:2019 là Tiêu chuẩn quốc gia có tên “Truy xuất nguồn gốc – Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc”. Tiêu chuẩn được công bố năm 2019 và đưa ra các nguyên tắc, yêu cầu chung để tổ chức xây dựng hệ thống truy xuất trong nội bộ doanh nghiệp cũng như trên toàn bộ chuỗi cung ứng.

Điểm đáng chú ý là TCVN 12850:2019 không chỉ áp dụng cho thực phẩm hay nông nghiệp. Tiêu chuẩn có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực sản xuất và kinh doanh khác nhau, từ nông sản, thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử, dệt may đến logistics và hàng xuất khẩu.

Về bản chất, TCVN 12850:2019 hướng doanh nghiệp đến việc xây dựng một hệ thống có thể nhận diện đối tượng cần truy xuất, ghi nhận các sự kiện xảy ra trong quá trình sản xuất và lưu thông, lưu trữ dữ liệu liên quan và chia sẻ thông tin khi cần thiết. Vì vậy, đây không phải là một tiêu chuẩn quy định cách thiết kế mã QR, mà là tiêu chuẩn về cách tổ chức dữ liệu và vận hành hệ thống truy xuất.

Ba yếu tố cốt lõi của một hệ thống truy xuất

Một hệ thống truy xuất nguồn gốc thường được xây dựng trên ba nhóm hoạt động chính là định danh, thu thập dữ liệu và chia sẻ dữ liệu.

Định danh là việc xác định rõ sản phẩm, lô hàng, nguyên liệu, địa điểm hoặc chủ thể tham gia chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần biết đang truy xuất đối tượng nào và đối tượng đó được nhận diện bằng mã nào.

Thu thập dữ liệu là quá trình ghi lại những sự kiện quan trọng xảy ra trong vòng đời sản phẩm. Đó có thể là ngày thu hoạch, thời điểm nhập nguyên liệu, ngày sản xuất, ca sản xuất, kết quả kiểm nghiệm, thời điểm đóng gói, xuất kho, vận chuyển hoặc phân phối.

Chia sẻ dữ liệu là khả năng cung cấp thông tin cần thiết cho các bên có liên quan như doanh nghiệp, nhà cung cấp, đối tác, nhà phân phối, cơ quan quản lý hoặc người tiêu dùng. Mỗi nhóm đối tượng có thể được tiếp cận một lớp dữ liệu khác nhau tùy vào mục tiêu sử dụng và quyền truy cập.

Nguyên tắc một bước trước, một bước sau

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của truy xuất nguồn gốc là doanh nghiệp phải xác định được đơn vị cung cấp trực tiếp trước mình và đơn vị tiếp nhận trực tiếp sau mình.

Ví dụ, trong một chuỗi cung ứng cà phê, dòng lưu chuyển có thể đi từ nông hộ đến hợp tác xã, sau đó đến nhà máy, nhà phân phối rồi đến điểm bán. Nếu phát hiện một lô cà phê có vấn đề tại nhà máy, doanh nghiệp phải có khả năng truy ngược lại để xác định lô nguyên liệu đến từ đâu, được thu hoạch khi nào và do đơn vị nào cung cấp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần truy xuôi để biết lô thành phẩm đó đã được chuyển đến nhà phân phối, đại lý hoặc thị trường nào.

Khả năng này đặc biệt quan trọng khi xảy ra sự cố về chất lượng hoặc an toàn sản phẩm. Thay vì thu hồi toàn bộ sản phẩm trên thị trường, doanh nghiệp có thể xác định chính xác phạm vi của lô bị ảnh hưởng.

TCVN 12850 yêu cầu doanh nghiệp quản lý những loại dữ liệu nào?

Không có một bộ dữ liệu cố định áp dụng giống nhau cho mọi ngành hàng. Tuy nhiên, một hệ thống truy xuất thường cần quản lý các nhóm thông tin như định danh sản phẩm, mã lô, nguồn nguyên liệu, nhà cung cấp, địa điểm sản xuất, thời gian sản xuất, kiểm nghiệm, chứng nhận, nhập kho, xuất kho, vận chuyển và phân phối.

Một sản phẩm có thể được liên kết theo chuỗi dữ liệu từ thông tin sản phẩm đến mã LOT hoặc Serial, sau đó đến nguyên liệu, quy trình sản xuất, kiểm nghiệm, chứng nhận, kho vận và điểm phân phối.

Điểm quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu trường dữ liệu. Yếu tố quan trọng hơn là các dữ liệu này có được liên kết với đúng sản phẩm hoặc đúng lô hàng hay không.

Nếu dữ liệu chỉ nằm rời rạc trong Excel, PDF, email, Zalo hoặc các hồ sơ giấy mà không có mối liên hệ rõ ràng với từng sản phẩm, khả năng truy xuất sẽ rất hạn chế.

Mã QR có phải là hệ thống truy xuất nguồn gốc không?

Mã QR chỉ là một phương tiện để truy cập dữ liệu, không phải bản thân hệ thống truy xuất.

Doanh nghiệp có thể in QR lên hàng triệu sản phẩm nhưng nếu mỗi mã chỉ dẫn về một website giới thiệu chung về doanh nghiệp hoặc một trang giới thiệu sản phẩm thì chưa thể coi đó là hệ thống truy xuất hoàn chỉnh.

Một mã QR chỉ thực sự phát huy giá trị khi phía sau nó là dữ liệu được tổ chức có cấu trúc. Khi người dùng quét mã, hệ thống có thể xác định được sản phẩm cụ thể, mã lô, thời điểm sản xuất, nguồn nguyên liệu, kiểm nghiệm, chứng nhận và hành trình phân phối.

Do đó, doanh nghiệp nên bắt đầu từ câu hỏi “Cần truy xuất dữ liệu gì?” trước khi đặt câu hỏi “Nên sử dụng loại QR nào?”.

TCVN 12850 và GS1 có mối liên hệ gì?

TCVN 12850:2019 có mối liên hệ chặt chẽ với hệ thống tiêu chuẩn GS1 về truy xuất nguồn gốc. GS1 xây dựng hệ thống truy xuất dựa trên các hoạt động định danh, thu thập và chia sẻ dữ liệu trong chuỗi cung ứng.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng các chuẩn định danh như GTIN để nhận diện sản phẩm, GLN để nhận diện địa điểm hoặc tổ chức, SSCC để nhận diện đơn vị logistics. Các công nghệ như barcode, QR, RFID hoặc DataMatrix có thể được sử dụng làm phương tiện mang dữ liệu.

Ở cấp độ nâng cao hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng các chuẩn trao đổi dữ liệu để ghi nhận và chia sẻ các sự kiện xảy ra trong chuỗi cung ứng. Mục tiêu cuối cùng vẫn là giúp dữ liệu có thể được hiểu và kết nối giữa nhiều bên khác nhau.

TCVN 12850 khác ISO 22005 như thế nào?

TCVN 12850:2019 và ISO 22005 đều liên quan đến truy xuất nguồn gốc nhưng phạm vi áp dụng có sự khác biệt.

ISO 22005 tập trung vào truy xuất trong chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi. Trong khi đó, TCVN 12850 được xây dựng với phạm vi rộng hơn và có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực sản xuất, kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp thực phẩm tại Việt Nam, hai tiêu chuẩn này có thể được nghiên cứu song song. Một tiêu chuẩn có thể giúp doanh nghiệp xây dựng cấu trúc hệ thống phù hợp với bối cảnh Việt Nam, trong khi tiêu chuẩn còn lại cung cấp thêm khung tham chiếu quốc tế cho chuỗi thực phẩm.

TCVN 12850 có phải là chứng nhận không?

TCVN 12850:2019 là một tiêu chuẩn, không nên hiểu đơn giản rằng doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn này thì tự động có một chứng nhận.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc áp dụng một tiêu chuẩn và việc được một tổ chức đánh giá, chứng nhận hệ thống theo một cơ chế cụ thể.

Điều này cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc công bố thông tin sản phẩm. Trên một Hồ sơ số, doanh nghiệp nên tách riêng phần “Tiêu chuẩn áp dụng” và phần “Chứng nhận đã đạt” để tránh gây hiểu nhầm cho người tiêu dùng và đối tác.

Doanh nghiệp nên bắt đầu triển khai từ đâu?

Một trong những sai lầm phổ biến là bắt đầu dự án truy xuất bằng việc lựa chọn tem QR hoặc phần mềm trước khi làm rõ dữ liệu.

Cách tiếp cận phù hợp hơn là xác định đối tượng cần truy xuất trước. Đó có thể là sản phẩm, lô hàng, nguyên liệu, serial hoặc đơn vị logistics. Sau đó doanh nghiệp cần vẽ lại chuỗi cung ứng, xác định những sự kiện quan trọng, xác định dữ liệu cần thu thập và chuẩn hóa cách đặt mã.

Ví dụ với một sản phẩm cà phê, doanh nghiệp có thể xây dựng chuỗi dữ liệu từ vùng nguyên liệu, ngày thu hoạch, cơ sở sơ chế, lô nguyên liệu, ngày rang, nhà máy, kiểm nghiệm, ngày đóng gói, mã LOT, xuất kho và nhà phân phối.

Khi mỗi bước đều có dữ liệu liên kết, doanh nghiệp có thể đi từ một sản phẩm cụ thể về lại nguyên liệu ban đầu hoặc từ nguyên liệu ban đầu đến các lô thành phẩm đã được bán ra thị trường.

Đó mới là giá trị cốt lõi của truy xuất nguồn gốc.

Từ truy xuất nguồn gốc đến Hồ sơ số sản phẩm

Một xu hướng quan trọng hiện nay là doanh nghiệp không chỉ sử dụng dữ liệu truy xuất để phục vụ kiểm soát chất lượng mà còn kết hợp chúng vào Hồ sơ số sản phẩm.

Hồ sơ số có thể tập hợp thông tin sản phẩm, mã lô, nguồn nguyên liệu, quy trình sản xuất, kiểm nghiệm, chứng nhận, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và các dữ liệu liên quan đến vòng đời sản phẩm.

Trong mô hình này, truy xuất nguồn gốc trở thành một lớp dữ liệu quan trọng bên trong Hồ sơ số. Mã QR trên sản phẩm không chỉ giúp người tiêu dùng xem nguồn gốc mà còn có thể trở thành điểm kết nối giữa sản phẩm vật lý với toàn bộ dữ liệu số phía sau.

Checkgo hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức dữ liệu truy xuất như thế nào?

Checkgo được phát triển theo hướng Nền tảng Hồ sơ số sản phẩm, giúp doanh nghiệp tập hợp và kết nối dữ liệu xoay quanh từng sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu theo cấu trúc từ thông tin sản phẩm, LOT hoặc Serial, nguồn nguyên liệu, hành trình sản xuất, kiểm nghiệm, chứng nhận, logistics đến QR và tương tác người dùng.

Thay vì dữ liệu nằm phân tán trong Excel, PDF, email, Zalo hoặc hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể từng bước đưa dữ liệu về một cấu trúc thống nhất và liên kết trực tiếp với sản phẩm.

Checkgo không thay thế cơ quan quản lý nhà nước hay tổ chức đánh giá, chứng nhận. Vai trò của nền tảng là hỗ trợ doanh nghiệp số hóa, tổ chức, liên kết, truy xuất và công bố dữ liệu sản phẩm.

FAQ 

TCVN 12850:2019 là gì?

TCVN 12850:2019 là Tiêu chuẩn quốc gia quy định các yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc. Tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống có khả năng định danh đối tượng, ghi nhận dữ liệu, liên kết thông tin và truy xuất các sự kiện trong chuỗi cung ứng.

TCVN 12850 có phải là chứng nhận không?

Không. TCVN 12850:2019 là một tiêu chuẩn. Doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn này không có nghĩa là tự động được cấp chứng nhận. Việc đánh giá và chứng nhận là một hoạt động riêng do tổ chức có thẩm quyền hoặc năng lực phù hợp thực hiện.

TCVN 12850 có bắt buộc sử dụng mã QR không?

Không. TCVN 12850 không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng QR Code. Doanh nghiệp có thể sử dụng barcode, QR, RFID, NFC, Serial Number hoặc các công nghệ định danh khác tùy vào nhu cầu và mô hình chuỗi cung ứng.

Mã QR có được xem là hệ thống truy xuất nguồn gốc không?

Không. Mã QR chỉ là phương tiện để truy cập dữ liệu. Một hệ thống truy xuất phải có dữ liệu phía sau được tổ chức có cấu trúc và có khả năng liên kết sản phẩm với nguyên liệu, quá trình sản xuất, kiểm nghiệm, kho vận và phân phối.

Nguyên tắc một bước trước, một bước sau là gì?

Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp có khả năng xác định bên cung cấp trực tiếp trước mình và bên tiếp nhận trực tiếp sau mình. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể truy ngược về nguồn gốc hoặc truy xuôi đến nơi sản phẩm đã được phân phối.

TCVN 12850 áp dụng cho ngành nào?

TCVN 12850 có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, bao gồm nông sản, thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử, dệt may, bao bì, logistics và các chuỗi cung ứng khác.

TCVN 12850 và ISO 22005 khác nhau như thế nào?

TCVN 12850 là tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam có phạm vi áp dụng rộng cho nhiều lĩnh vực. ISO 22005 tập trung nhiều hơn vào truy xuất trong chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi. Doanh nghiệp thực phẩm có thể tham khảo cả hai tiêu chuẩn.

TCVN 12850 có liên quan đến GS1 không?

Có. TCVN 12850 được xây dựng theo hướng tương thích với tư duy truy xuất của GS1, trong đó hệ thống tập trung vào định danh, thu thập và chia sẻ dữ liệu trong chuỗi cung ứng.

Doanh nghiệp nên bắt đầu áp dụng TCVN 12850 từ đâu?

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định đối tượng cần truy xuất, sau đó vẽ lại chuỗi cung ứng, xác định các sự kiện cần ghi nhận, chuẩn hóa dữ liệu và tạo cơ chế liên kết giữa sản phẩm, lô hàng, nguyên liệu, nhà cung cấp và các đơn vị phân phối.

Checkgo có cấp chứng nhận TCVN 12850 không?

Không. Checkgo không phải tổ chức cấp chứng nhận TCVN 12850. Checkgo đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp số hóa, tổ chức, liên kết và công bố dữ liệu sản phẩm trên Hồ sơ số.

Kết luận

TCVN 12850:2019 cần được nhìn nhận như một tiêu chuẩn về hệ thống dữ liệu truy xuất, không phải một tiêu chuẩn về mã QR. Một hệ thống truy xuất tốt phải giúp doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi cơ bản: sản phẩm là gì, được tạo ra ở đâu, khi nào, bởi ai, từ nguyên liệu nào, đã trải qua những công đoạn nào và hiện đã được chuyển đến đâu. QR chỉ là cánh cửa để truy cập thông tin. Giá trị thực sự nằm ở dữ liệu phía sau và khả năng liên kết giữa các dữ liệu đó.

Với doanh nghiệp Việt Nam, việc tiếp cận TCVN 12850 theo hướng này sẽ giúp chuyển đổi từ mô hình “gắn mã để xem thông tin” sang mô hình “xây dựng dữ liệu xuyên suốt vòng đời sản phẩm”. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp tiến xa hơn trong quản lý chất lượng, xuất khẩu, minh bạch sản phẩm và xây dựng Hồ sơ số trong tương lai.

Checkgo – Nền tảng Hồ sơ số sản phẩm
Hotline: 1900 633 313
Email: admin@checkgo.vn
Website: checkgo.vn