Truy xuất nguồn gốc thực phẩm cho OCOP và hợp tác xã: Bắt đầu từ một lô hàng
Truy xuất nguồn gốc thực phẩm giúp cơ sở biết nguyên liệu đến từ đâu, được chế biến thành lô hàng nào và đã giao đến những đơn vị nào. Với chủ thể OCOP và hợp tác xã, có thể bắt đầu từ một sản phẩm, ghi chép nhất quán theo từng lô rồi mở rộng khi quy trình đã ổn định.
Tóm tắt nhanh
- Chọn một sản phẩm chủ lực và thống nhất cách đặt mã lô.
- Ghi được mối liên hệ từ lô nguyên liệu đến lô thành phẩm, rồi theo dõi nơi lô hàng được giao.
- Hợp tác xã nên gắn mã hộ thành viên với lượng nguyên liệu đã cung cấp cho từng lô.
- Từ ngày 15/11/2026, một số cơ sở thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương cần lưu trữ hồ sơ truy xuất và có khả năng cung cấp trong vòng 24 giờ khi được yêu cầu.
- Có thể bắt đầu bằng sổ giấy, sau đó đưa dữ liệu phù hợp lên Hồ sơ số và gắn QR.
Vì sao OCOP và hợp tác xã nên bắt đầu truy xuất theo lô?
Khi có phản ánh về chất lượng hoặc cần thu hồi sản phẩm, cơ sở phải xác định lô nào liên quan, nguyên liệu nào đã dùng và hàng đã được giao đi đâu. Nếu thông tin chỉ nằm trong trí nhớ hoặc sổ ghi chép không thống nhất, việc kiểm tra và xử lý sẽ mất thời gian.
Truy xuất theo lô giúp cơ sở khoanh vùng vấn đề. Thay vì phải rà soát toàn bộ sản lượng, doanh nghiệp có thể tập trung vào mẻ, ngày sản xuất hoặc đợt thu mua có liên quan.
Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định các nội dung về hệ thống và dữ liệu truy xuất nguồn gốc. Dữ liệu có thể gồm tên, hình ảnh sản phẩm; thông tin đơn vị sản xuất, kinh doanh; xuất xứ; nhãn hiệu; số lô, mẻ hoặc số sê-ri nếu có; hạn sử dụng nếu có. Nghị định 372/2026/NĐ-CP về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc có hiệu lực từ ngày 1/1/2027; quy định bắt buộc tập trung vào nhóm hàng hóa rủi ro cao theo danh mục và lộ trình do cơ quan quản lý ngành xác định. Vì vậy, cơ sở cần theo dõi quy định chuyên ngành áp dụng cho sản phẩm của mình, không nên mặc định mọi nhóm hàng có cùng nghĩa vụ. mst.gov.vn
Riêng thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, Thông tư 63/2026/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 15/11/2026. Theo thông tin công bố của Chính phủ, cơ sở thuộc phạm vi này phải lưu hồ sơ phục vụ truy xuất; khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, cần có khả năng cung cấp trong vòng 24 giờ. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng, hoặc 60 tháng kể từ ngày sản xuất với sản phẩm không yêu cầu ghi hạn sử dụng. Hãy xác định cơ quan quản lý và quy định chuyên ngành phù hợp với mặt hàng của cơ sở. www2.en.baochinhphu.vn
- Nghị định 37/2026/NĐ-CP – Công báo Chính phủ
- Thông tin về Nghị định 372/2026/NĐ-CP – Báo Điện tử Chính phủ
- Thông tư 63/2026/TT-BCT – Bộ Công Thương
Truy xuất theo lô: cách thực tế để bắt đầu
Một lô có thể là một mẻ chế biến, một ngày sản xuất hoặc một đợt thu mua nguyên liệu. Cách chia lô nên phù hợp với quy trình thực tế và được áp dụng nhất quán.
Ví dụ, hợp tác xã làm miến dong có thể tạo mã lô theo ngày tráng miến và số mẻ trong ngày. Nếu nguyên liệu đến từ nhiều đợt hoặc nhiều hộ, cần ghi rõ phần nguyên liệu nào được đưa vào mẻ đó.
Mã lô nên ngắn, dễ ghi và dễ đối chiếu. Ví dụ: MD-261106-01, trong đó MD là mã sản phẩm, 261106 là ngày sản xuất và 01 là số mẻ. Hãy chọn một quy ước, hướng dẫn người phụ trách và sử dụng thống nhất trên phiếu nhận hàng, sổ sản xuất, bao bì và hồ sơ số.
Mỗi lô cần ghi những dữ liệu gì?
Mục tiêu là trả lời được ba câu hỏi: lô này làm từ nguyên liệu nào, được tạo ra như thế nào và đã được giao đi đâu?
| Công đoạn | Thông tin nên ghi | Người phụ trách | Thời điểm ghi |
|---|---|---|---|
| Nhận nguyên liệu | Tên nguyên liệu, khối lượng, ngày nhận, nhà cung cấp hoặc mã hộ | Người nhận hàng | Khi nhận |
| Sản xuất | Mã lô nguyên liệu đầu vào, mã lô thành phẩm, ngày/mẻ sản xuất, người phụ trách, bất thường nếu có | Tổ trưởng sản xuất | Trong hoặc cuối mẻ |
| Đóng gói | Mã lô thành phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, quy cách đóng gói | Người đóng gói | Khi hoàn tất |
| Xuất hàng | Mã lô, số lượng giao, ngày giao, đại lý hoặc điểm nhận | Người bán hàng | Khi giao hàng |
Điểm cần ghi rõ là mối liên hệ giữa nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra. Nếu một lô thành phẩm được làm từ nguyên liệu của nhiều hộ hoặc nhiều đợt thu mua, hãy lưu lại các mã tương ứng và lượng nguyên liệu đã sử dụng. Khi có sự cố, thông tin này giúp xác định đúng phạm vi cần kiểm tra.
Nguyên tắc “một bước trước, một bước sau” thường được dùng để mô tả việc xác định nhà cung cấp và đơn vị nhận hàng trong chuỗi. Cơ sở cũng nên lưu hồ sơ sản xuất để giải thích các bước chuyển đổi từ nguyên liệu sang thành phẩm.
Hợp tác xã có nhiều hộ thành viên nên quản lý thế nào?
Cấp cho mỗi hộ một mã ngắn như H01, H02. Khi nhận nguyên liệu, ghi mã hộ, loại nguyên liệu, khối lượng, ngày giao và mã lô được sử dụng.
Nếu nhiều hộ cùng đóng góp vào một lô thành phẩm, hãy lưu danh sách các hộ và lượng nguyên liệu tương ứng. Nếu hộ thành viên có nhật ký canh tác hoặc chăn nuôi, hợp tác xã có thể lưu bản chụp để đối chiếu khi cần.
Danh sách chi tiết hộ cung cấp nguyên liệu thường phục vụ quản lý nội bộ. Thông tin công khai cho người mua có thể tập trung vào vùng nguyên liệu, quy trình và các chứng nhận liên quan, tùy theo dữ liệu cơ sở muốn công bố.
Lộ trình bốn tuần: từ sổ giấy đến Hồ sơ số
Không cần bỏ ngay sổ giấy. Trước tiên hãy đảm bảo người phụ trách ghi chép đều và các mã lô có thể đối chiếu được.
| Thời gian | Việc cần làm |
|---|---|
| Tuần 1 | Chọn một sản phẩm chủ lực; thống nhất cách đặt mã lô; chuẩn bị phiếu nhận nguyên liệu và sổ theo dõi lô |
| Tuần 2 | Ghi thử liên tiếp vài lô; kiểm tra mối liên hệ giữa nguyên liệu đầu vào và thành phẩm |
| Tuần 3 | Hoàn thiện Hồ sơ số sản phẩm: thông tin cơ sở, vùng nguyên liệu, quy trình, chứng nhận, cách dùng và bảo quản |
| Tuần 4 | Gắn QR cho một lô hoặc sản phẩm; quét thử trên nhiều điện thoại; kiểm tra nội dung hiển thị và cách cập nhật |
Sau khi một sản phẩm chạy ổn định, cơ sở có thể mở rộng sang sản phẩm khác. Nếu cần quản lý hồ sơ, mã và dữ liệu khách hàng trên nền tảng, hãy chọn gói theo số lượng sản phẩm và nhu cầu vận hành thực tế.
Chi phí bắt đầu với Checkgo
Theo bảng giá Checkgo hiện tại, gói Free hỗ trợ 1 sản phẩm/SKU và 1.000 Checkgo ID. Gói Ươm mầm (Seed) hỗ trợ tối đa 10 sản phẩm và 20.000 Checkgo ID; giá niêm yết là 890.000 đồng/tháng khi thanh toán tháng hoặc 690.000 đồng/tháng khi thanh toán năm, chưa gồm VAT. Giá và quyền lợi có thể thay đổi; nên kiểm tra bảng giá Checkgo trước khi đăng ký. checkgo.vn
Checkgo ID là mã tem/QR để gắn với sản phẩm theo cách doanh nghiệp triển khai. Số lượng sản phẩm trong gói và số lượng mã Checkgo ID là hai giới hạn khác nhau. Chi phí in tem còn phụ thuộc chất liệu, kích thước và số lượng đặt in.
Những lỗi nên tránh khi triển khai
- In tem trước khi có dữ liệu: khách quét mã nhưng không thấy thông tin hữu ích. Hãy hoàn thiện Hồ sơ số và kiểm tra dữ liệu trước.
- Đặt mã lô thiếu nhất quán: khó đối chiếu giữa phiếu nhận, sổ sản xuất và hàng đã giao.
- Không lưu liên kết nguyên liệu–thành phẩm: khi cần kiểm tra, cơ sở không biết nguyên liệu nào đã đi vào lô nào.
- Không ghi thông tin giao hàng: thiếu dữ liệu để liên hệ đại lý hoặc kho nhận khi cần rà soát.
- Nhầm QR truy xuất với tem chống giả tuyệt đối: QR có thể dẫn đến dữ liệu sản phẩm, nhưng bản thân mã QR không chứng minh sản phẩm là hàng thật.
- Đưa toàn bộ dữ liệu nội bộ lên trang công khai: nên phân biệt thông tin phục vụ người mua với hồ sơ nội bộ và hồ sơ cung cấp cho cơ quan quản lý.
Kết luận
Truy xuất nguồn gốc cho OCOP và hợp tác xã có thể bắt đầu từ một sản phẩm và một lô hàng. Hãy thống nhất mã lô, ghi rõ nguyên liệu nào được dùng để tạo thành phẩm nào, rồi theo dõi nơi lô hàng được giao. Khi dữ liệu đã đầy đủ và có thể đối chiếu, cơ sở mới nên mở rộng quy mô hoặc đưa thông tin phù hợp lên Hồ sơ số.
Bắt đầu từ sản phẩm chủ lực: Tạo Hồ sơ số miễn phí.
Bài viết liên quan
- Truy xuất nguồn gốc thực phẩm là gì? Quy định và giải pháp cho doanh nghiệp
- Hồ sơ số sản phẩm gồm những gì?
- Tem truy xuất nguồn gốc khác tem chống giả thế nào?
Tư vấn triển khai: Hotline 1900 633 313 · admin@checkgo.vn
